Golf Canada s'engage à fournir à ses membres, bénévoles et clients un service exceptionnel. Étant donné que la fourniture de ce service implique la collecte, l'utilisation et la divulgation de certaines informations personnelles sur des individus, la protection de leurs informations personnelles est l'une de nos plus hautes priorités.

Nous avons toujours respecté la vie privée des individus et protégé leurs informations personnelles. Nous nous conformons pleinement à la législation provinciale et fédérale applicable en matière de confidentialité, qui définit les règles de base pour la manière dont les organisations peuvent collecter, utiliser et divulguer des informations personnelles.

Nous informerons les individus pourquoi et comment nous collectons, utilisons et divulguons leurs informations personnelles, obtenons leur consentement si nécessaire, et ne traiterons leurs informations personnelles que d'une manière raisonnable qu'une personne raisonnable jugerait appropriée dans les circonstances.

Cette politique de confidentialité décrit les principes et les pratiques que nous suivrons pour protéger les informations personnelles des individus. Notre engagement en matière de confidentialité comprend la garantie de l'exactitude, de la confidentialité et de la sécurité des informations personnelles et la possibilité pour les individus de demander l'accès et la correction de leurs informations personnelles.

Portée de cette politique

Cette politique de protection des renseignements personnels s'applique à Golf Canada, à ses filiales et à leurs employés. Cette politique s'applique également à tout fournisseur de services qui recueille, utilise ou divulgue des renseignements personnels au nom de Golf Canada.

Définitions

Renseignements personnels - signifie des informations sur un identifiable individu, y compris le nom, l'adresse et d'autres informations sur le contrat, ainsi que les détails de l'adhésion tels que le statut d'adhésion, l'affiliation au club et le handicap. Les informations personnelles n'incluent pas les coordonnées professionnelles, qui permettraient de contacter une personne dans un lieu d'affaires et incluent le nom, le nom ou le titre du poste, le numéro de téléphone professionnel, l'adresse professionnelle, l'adresse électronique professionnelle ou le numéro de fax professionnel.

Responsable de la confidentialité - désigne la personne désignée responsable de s'assurer que Golf Canada se conforme à cette politique et à la législation applicable.

Politique 1 - Collecte d'informations personnelles

1.1 À moins que les fins de la collecte de renseignements personnels ne soient évidentes et que la personne fournisse volontairement ses renseignements personnels à ces fins, nous communiquerons les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis, oralement ou par écrit, avant ou au moment de la collecte. .

1.2 Nous ne collecterons que les informations personnelles nécessaires à la réalisation des finalités suivantes:

  • Établir et maintenir des relations commerciales et d'adhésion et fournir des services continus;
  • Pour comprendre les besoins et les préférences d'un individu;
  • Recommander des programmes, des marchandises et des services aux particuliers
  • Pour vous informer des programmes, services et avantages de Golf Canada
  • Développer, améliorer, commercialiser et fournir des programmes, des marchandises et des services;
  • Pour faciliter et améliorer votre utilisation de nos sites Web et applications;
  • Pour contacter des individus pour la collecte de fonds;
  • Pour nous aider dans la collecte de votre compte;
  • Pour prévenir la fraude à l'égard de vous et de nos sociétés;
  • Pour répondre aux exigences légales et réglementaires.

Politique 2 - Consentement

2.1 Nous obtiendrons le consentement d'une personne pour collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles (sauf lorsque, comme indiqué ci-dessous, nous sommes autorisés à le faire sans consentement).

2.2 Le consentement peut être fourni par écrit ou par voie électronique et peut être recueilli par un représentant autorisé de Golf Canada. Dans certains cas, le consentement peut être implicite lorsque le but de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels serait considéré comme évident et que la personne fournit volontairement des renseignements personnels à cette fin.

2.3 Le consentement peut également être implicite lorsqu'un individu est avisé et a une possibilité raisonnable de refuser que ses informations personnelles soient utilisées pour des envois postaux, la commercialisation de nouveaux services ou produits, la collecte de fonds et que l'individu ne se désiste pas. .

2.4 Sous réserve de certaines exceptions (p. Ex., Les renseignements personnels sont nécessaires pour fournir le service ou le produit, ou le retrait du consentement nuirait à l'exécution d'une obligation légale), les particuliers peuvent refuser ou retirer leur consentement pour que Golf Canada utilise leurs renseignements personnels à certains égards. La décision d'une personne de refuser ou de retirer son consentement à certaines utilisations des informations personnelles peut restreindre notre capacité à fournir un service ou un produit particulier. Si oui, nous expliquerons la situation pour aider la personne à prendre sa décision.

2.5 Nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles à l'insu de la personne ou sans son consentement dans les circonstances limitées suivantes:

  • Lorsque la collecte, l'utilisation ou la divulgation d'informations personnelles est autorisée ou requise par la loi;
  • En cas d'urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité personnelle d'un individu;
  • Lorsque les renseignements personnels sont considérés par la loi comme étant accessibles au public (par exemple, lorsqu'ils sont publiés dans un annuaire téléphonique);
  • Lorsque nous avons besoin de conseils juridiques d’un avocat;
  • Aux fins du recouvrement d'une dette;
  • Pour nous protéger de la fraude;
  • Pour enquêter sur une violation réelle ou prévue d'un accord ou une violation de la loi

Politique 3 - Utilisation et divulgation des informations personnelles

3.1 Nous n'utiliserons ou ne divulguerons les informations personnelles d'un individu que si cela est nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés ci-dessus, ou tout autre objectif pouvant être identifié au moment de la collecte.

3.2 Nous n'utiliserons ni ne divulguerons les informations personnelles d'une personne à d'autres fins que si nous obtenons le consentement de le faire.

3.3 Nous ne vendrons pas de listes de membres et de clients ou d'informations personnelles à d'autres parties à moins d'obtenir votre consentement explicite pour le faire.

3.4 De temps en temps, nous pouvons partager des informations personnelles avec des tiers qui ont été engagés pour exécuter certaines fonctions en notre nom, telles que pour traiter l'envoi d'informations aux membres ou pour gérer certains événements. Dans chaque cas, nous ne partagerons que les informations personnelles requises par le tiers pour exécuter la fonction pour laquelle elles ont été conservées. Tous les fournisseurs de services sont tenus de garder les renseignements personnels confidentiels, de les protéger en utilisant les mêmes garanties que celles employées par Golf Canada, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été divulgués et de ne pas divulguer les renseignements à des tiers pour leur propre usage.

3.5 Dans certains cas, vos informations personnelles peuvent être stockées ou traitées à l'extérieur du Canada et peuvent donc être soumises aux lois de ces pays.

Politique 4 - Conservation des informations personnelles

4.1 Si nous utilisons des informations personnelles pour prendre une décision qui affecte directement le membre ou le client, nous conserverons ces informations personnelles pendant au moins un an afin que la personne ait une possibilité raisonnable de demander à y accéder.

4.2 Sous réserve de la politique 4.1, nous ne conserverons les informations personnelles que le temps nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés ou à des fins légales ou commerciales.

Politique 5 - Assurer l'exactitude des renseignements personnels

5.1 Nous ferons des efforts raisonnables pour nous assurer que les informations personnelles sont exactes et complètes lorsqu'elles peuvent être utilisées pour prendre une décision concernant la personne ou divulguées à une autre organisation.

5.2 Les individus peuvent demander la correction de leurs informations personnelles afin d'assurer leur exactitude et leur exhaustivité. Une demande de correction des informations personnelles doit être faite par écrit à notre responsable de la confidentialité, à l'adresse indiquée ci-dessous, et fournir suffisamment de détails pour identifier les informations personnelles et la correction recherchée.

5.3 Si les informations personnelles s'avèrent inexactes ou incomplètes, nous corrigerons les informations selon les besoins et enverrons les informations corrigées à toute organisation à laquelle nous avons divulgué les informations personnelles au cours de l'année précédente. Si la correction n'est pas effectuée, nous noterons la demande de correction de l'individu dans le dossier.

Politique 6 - Sécurisation des informations personnelles

6.1 Nous nous engageons à assurer la sécurité des informations personnelles afin de les protéger contre tout accès, collecte, utilisation, divulgation, copie, modification ou élimination non autorisés ou contre des risques similaires.

6.2 Nous protégerons les informations personnelles à l'aide d'une série de mesures, conformes aux pratiques de l'industrie pour la protection d'informations similaires. Ces garanties comprendront les méthodes de protection suivantes:

  • Mesures physiques, telles que des classeurs verrouillés et un accès restreint aux bureaux et aux installations;
  • Mesures organisationnelles, telles que les habilitations de sécurité des employés et l'accès restreint «besoin de savoir»;
  • Mesures technologiques, telles que l'utilisation de mots de passe, de logiciels de chiffrement et de détection d'intrusions.

Tout fournisseur de services fournissant des services en notre nom doit fournir le même niveau de garanties de sécurité que Golf Canada lui-même.

6.3 Nous utiliserons des mesures de sécurité appropriées lors de la destruction des informations personnelles du membre et du client, telles que la destruction des documents papier et la suppression ou l'anonymisation des informations stockées électroniquement.

6.4 Nous réviserons et mettrons à jour continuellement nos politiques et contrôles de sécurité à mesure que la technologie évolue pour assurer la sécurité continue des informations personnelles.

Politique 7 - Permettre aux particuliers d'accéder aux renseignements personnels

7.1 Les individus ont le droit d'accéder à leurs informations personnelles, sous réserve des exceptions limitées prévues par la loi, telles que les informations qui contiennent des références à d'autres personnes, les informations qui ne peuvent pas être divulguées pour des raisons juridiques, de sécurité ou commerciales, ou les informations soumises à l'avocat. privilège client.

7.2 Une demande d'accès aux renseignements personnels doit être faite par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels, à l'adresse indiquée ci-dessous, et doit fournir suffisamment de détails pour identifier les renseignements personnels recherchés.

7.3 Sur demande, nous indiquerons également aux membres et clients comment nous utilisons leurs informations personnelles et à qui elles ont été communiquées, le cas échéant.

7.4 Nous mettrons à disposition les informations demandées dans les 30 jours ouvrables, ou fournirons un avis écrit d'une prolongation si un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à la demande.

7.5 Des frais minimes peuvent être facturés pour l'accès aux informations personnelles. Lorsque des frais peuvent s'appliquer, nous informerons le membre et le client du coût et demanderons des instructions supplémentaires au membre et au client pour savoir si nous devons ou non procéder à la demande.

7.6 Si une demande est refusée en tout ou en partie, nous en informerons le membre ou le client par écrit, en indiquant les raisons du refus et les recours disponibles pour le membre ou le client.

Politique 8 - Questions et plaintes: le rôle de l'agent de protection de la vie privée ou de la personne désignée

8.1 Le responsable de la protection de la vie privée est responsable de la conformité de Golf Canada avec cette politique et toutes les lois applicables en matière de confidentialité.

8.2 Les individus doivent adresser par écrit toute plainte, préoccupation ou question concernant la conformité de Golf Canada à l'agent de protection de la vie privée.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de Golf Canada peut être joint à l'adresse suivante:

1333 Dorval Drive, Suite 1
Oakville, ON L6M 4X7

Dernière révision: septembre 2013